Leiðbeiningar

Viðmót

Raða gögnum í töflu

Ef smellt er á haus í töflu þá raðast eftir þeim dálki.

Ef smellt er aftur þá er raðað í öfuga röð.

Til að raða eftir fleiri en einum dálk, þá er hægt að halda "Shift" takka inni og smella á næsta dálk, en þá er raðað næst eftir honum.

Ef smellt er á haus í töflu með hægri takka þá koma upp fleiri möguleikar. Raða í hækkandi eða lækkandi röð, hreinsa röðun á dálk eða hreinsa röðun á öllum dálkum sem notandi hefur raðað eftir.

Síur

Hægt er að stilla hvaða gögn birtast í töflu með því að nota síuna lengst til vinstri í glugganum. Gögn birtast í töflu í samræmi við valda síu.

Flýtileið í leitarglugga

Ef ýtt er á Ctrl + F (smellið fyrst á griddið/töfluna) þá opnast leitargluggi fyrir ofan. Ef "Group By Box" er valið þá er hægt að smella á stækkunargler til að leita. Leit helst inni þangað til að hún er tekin út.

Áhættulisti

Ef farið er með mús yfir eða smellt á dálkana hlíting (e. compliance) og aðgerðaráætlanir (BCP/DRP) koma meiri upplýsingar. Einnig er hægt að opna aðgerðaráætlanir beint í gegnum þessa mynd.

Stillingar

Umsjón

Umsjónarhlutann er að finna undir Umsjón (e. Admin) -> Notendur (e. Users). Þessi hluti er aðgangsstýrður og þarf notandi að vera umsjónaraðili (e. admin) til að komast þangað. Þar er hægt að bæta við starfstilti, deild og sviði fyrir notendur.

Stofna Þætti (e. segments)

Þættir (e. segments) er sá hluti kerfisins sem aðgangstýringar snúast um, oftast er þetta svið/deildir innan fyrirtækisins. Til að stofna eða breyta þá er farið í Umsjón (e. Admin) -> Þættir (e. Segments). Þegar búið er að stofna, þá þarf að gefa notendum aðgang, svo hægt sé að skrá áhættur á viðkomandi þátt.

Áhættuskrá

Skráning á nýrri áhættu

Til að skrá nýja áhættu þá er smellt á plús merkið ("Skrá áhættu") efst í vinstra horni. Þá opnast skráningarform.

Skráningarform (Ný áhætta)

Fullkláruð skráning áhættu er framkvæmd í 7 skrefum.

Assets Skilgreinið staðsetningu áhættu innan skipulagsheildarinnar með því að nota felliglugga í Segment, Primary og Supporting (valkvætt).
Risk Description Gefið áhættunni titil, lýsingu og skráið eiganda hennar.
Risk Classification Flokkið áhættu eftir tegund, uppruna, áhættuflokki, staðsetningu, markmiði og viðskiptaeiningu.
Bow-Tie Analysis Notið slaufugreiningu til að draga fram orsakir, afleiðingar og stýringar áhættu. Stýringar eru annars vegar fyrir atburð og hins vegar eftir atburð.
Risk Assessment Metið alvarleika áhættu og gæði stýringa með því að skora líkur og áhrif viðeigandi áhrifaflokka (Impact Categories), bæði fyrir eðlislæga (Inherent, án stýringa) og eftirstæða (Residual, með stýringum) áhættu. Í sama skrefi er lagt mat á áhrifatíma áhættu (Risk Velocity).
Risk Treatment Veljið aðferð til meðhöndlunar á áhættu í samræmi við niðurstöðu áhættumats (skref 5). Í þeim tilfellum sem eftirstæð áhætta er meiri en áhættuvilji ( Risk Appetite) skal stofna til aðgerða til mildunar á áhættu.
Risk Status Eigandi áhættu staðfestir eða hafnar réttmæti ofangreindra upplýsinga.

Viðbótargögn við skráningu á áhættu

Mögulegt er að tengja lög, reglugerðir og aðrar kröfur við áhættu, með því að smella á "Compliance" efst í hægra horni og velja viðeigandi kröfu.
Hægt er að vera með tilvísanir í skjöl og vefslóðir með sambærilegum hætti, með því að smella á "Documents".
Ef áhætta er talin vera lykiláhætta fyrir skipulagsheildina, þá má auðkenna hana með því að merkja hana "Flag".

Færa, stækka, bæta við eða fela dálka

Auðvelt er að breyta röðun dálka í kerfinu. Þú velur dálk, heldur vinstri músartakka inni og dregur hann á þann stað sem hentar. Kerfið vistar síðustu breytingar þegar þú opnar það næst.

Til að breyta dálkabreidd, þá er auðveldast að gera það með sama hætti og í Excel. Einnig er hægt að hægri smella á haus í töflu og velja "Best Fit" aðgerðirnar er til þess að stækka/minnka dálka eftir stærð texta.

Ef þú vilt bæta við eða velja aðra dálka sem eru í boði, þá er smellt með hægri músartakka á haus í töflu og valið "Column Chooser". Þar koma fram allir dálkar sem ekki eru nú þegar í töflu. Draga má dálka úr þeirri valmynd á þann stað í töflunni sem þú vilt að þeir séu staðsettir.

Ef þú vilt fela dálk þá er smellt á hægri músartakka á viðkomandi dálki og valið "Hide This Column".

Flokkun gagna

Það getur verið þægilegt að horfa á gögn samandregin eftir ákveðnum dálkum. Til að gera það, þá eru 2 leiðir.

Leið 1: Hægri smellt á þann dálk sem þú vilt draga saman, og valið "Group By This Column".

Leið 2: Hægri smellt á einhvern dálk og valið "Show Group By Box", en þá opnast fyrir ofan töfluna svæði sem hægt er að draga dálka í til að flokka gögn á mismunandi hátt.

Þá er alltaf hægt að hægrismella og velja "Hide Group By Box".

Ef hægrismellt er á svæðið þar sem búið er að draga saman dálka, þá er hægt að fela það svæði með því að smella á "Hide Group By Box", hreinsa alla dálka sem hafa verið valdnir með því að smella á "Clear Grouping". Síðan er hægt að birta öll gögn eða draga þau saman með því að ýta á "Full Expand" eða "Full Collapse".

Hlutverk (e. roles) notenda

Notendur sem hafa aðgang að segment er hægt að skrá sem users, owners eða admin. Þannig er hægt að stýra hvaða notendur hafa aðgang að áhættu og hverjir geta samþykkt áhættu.

Takmarka hverjir eru eigendur áhættu

Til að stilla kerfið þannig að aðeins eigendur innan segment geti verið eigendur áhættu má fara í Forsendur (e. setup) og þaðan í uppsetning (e. setup) og þá birtist glugginn eins og sést hér að neðan. Hakið þar við "Only owners within segments can be risk owner".

Breyting á áhættu

Til að skoða eða breyta upplýsingum í skráningarmynd, þá er hægt að tvísmella á áhættu í töflu. Þá opnast viðeigandi skráningarmynd og hægt er að breyta upplýsingum með sama hætti og gert er með nýskráningu.

Stillingar

Áhættur